A munkaadók sok adatot dolgoznak fel alkalmazottaikra vonatkozóan az idő múlásával. Mindezeket az adatokat egy személyzeti fájlban tárolják. Ez a fájl fontos személyes adatokat tartalmaz, ezért elengedhetetlen, hogy ez biztonságosan és helyesen történjen. Meddig szabad (vagy bizonyos esetekben kötelező) a munkáltatóknak megőrizni ezeket az adatokat? Ebben a blogban többet olvashat a személyi akták törvényes megőrzési idejéről és annak kezeléséről.
Mi az a személyügyi akta?
Ahogy fentebb említettük, a munkáltatónak gyakran kell foglalkoznia alkalmazottai személyi adataival. Ezeket az adatokat megfelelően kell tárolni, majd megsemmisíteni. Ez egy személyzeti fájlon keresztül történik. Ez magában foglalja az alkalmazott(ok) nevét és címét, a munkaszerződéseket, a teljesítményjelentéseket stb. Ezeknek az adatoknak meg kell felelniük az AVG-előírások követelményeinek, és meghatározott ideig meg kell őrizni őket.
(Ha tudni szeretné, hogy a személyi aktája megfelel-e az AVG követelményeinek, tekintse meg a személyzeti fájl AVG ellenőrzőlistáját itt)
Az alkalmazottak adatainak megőrzése
Az AVG nem ad konkrét megőrzési időszakot a személyes adatokra. A személyi akták megőrzési idejére nincs egyértelmű válasz, mivel az különböző típusú (személyes) adatokból áll. Az egyes adatkategóriákra eltérő megőrzési időszak vonatkozik. Ez azt is befolyásolja, hogy az illető továbbra is alkalmazott-e, vagy kilépett a munkaviszonyból.
A megőrzési időszakok kategóriái
Mint fentebb említettük, a személyes adatok személyi aktában való megőrzéséhez különböző megőrzési időszakok vonatkoznak. Két szempontot kell figyelembe venni, nevezetesen, hogy a munkavállaló továbbra is munkaviszonyban áll-e, vagy már kilépett. Az alábbiakban bemutatjuk, mikor kell bizonyos adatokat megsemmisíteni, vagy inkább megőrizni.
Jelenlegi személyi akta
A még foglalkoztatott munkavállaló aktuális személyi aktájában szereplő adatokra nincs meghatározott megőrzési időszak. Az AVG csak arra kötelezi a munkáltatókat, hogy a személyzeti aktákat „naprakészen” tartsák. Ez azt jelenti, hogy maga a munkáltató köteles határidőt kitűzni a személyi akták időszakos felülvizsgálatára és az elavult adatok megsemmisítésére.
Az alkalmazás részletei
A fel nem vett pályázóra vonatkozó pályázati adatokat a pályázati eljárás befejezését követő legfeljebb 4 héten belül meg kell semmisíteni. Ebbe a kategóriába tartoznak az olyan adatok, mint a motivációs vagy pályázati levél, önéletrajz, magatartási nyilatkozat, a jelentkezővel folytatott levelezés. A kérelmező hozzájárulásával az adatok megőrzésére körülbelül 1 évig van lehetőség.
Reintegrációs folyamat
Ha egy munkavállaló befejezte a reintegrációs folyamatot, és visszatér a munkahelyére, a visszailleszkedés befejezése után legfeljebb 2 éves megtartási időszak érvényes. Ez alól van kivétel, ha a munkáltató önbiztosító. Ebben az esetben 5 éves megőrzési időszak érvényes.
Legfeljebb 2 évvel a munkaviszony megszűnése után
Miután a munkavállaló kilép a munkaviszonyból, a személyzeti aktában szereplő (személyes) adatok nagy részét legfeljebb 2 évig megőrzik.
Ez a kategória magában foglalja:
- Munkaszerződések és azok módosításai;
- Lemondásra vonatkozó levelezés;
- Értékelési és teljesítményértékelési jelentések;
- Előléptetéssel/lefokozással kapcsolatos levelezés;
- Levelezés betegségről az UWV-től és a cég orvosától;
- A kapuőr fejlesztési törvénnyel kapcsolatos jelentések;
- Üzemi Tanácsi tagságról szóló megállapodások;
- Tanúsítvány másolata.
A munkaviszony megszűnése után legalább 5 évvel
A személyi akták bizonyos adatait 5 éves megőrzési időszak terheli. A munkáltató tehát köteles ezeket az adatokat a munkavállaló munkaviszonyának megszűnését követő 5 évig megőrizni. Ezek a következő adatok:
- Bér-adó kimutatások;
- Munkavállalói személyazonosító okmány másolata;
- Etnikai és származási adatok;
- A béradókkal kapcsolatos adatok.
Ezért ezeket az adatokat legalább öt évig meg kell őrizni, még akkor is, ha a személyi aktában új nyilatkozatokkal helyettesítik őket.
A munkaviszony megszűnése után legalább 7 évvel
Ezután a munkáltatónak úgynevezett „adóvisszatartási kötelezettsége” is van. Ez arra kötelezi a munkáltatót, hogy minden alapvető nyilvántartást 7 évig megőrizzen. Tehát ide tartoznak az alapadatok, a bérlezárások, a bérnyilvántartások és a bérmegállapodások.
Lejárt a megőrzési időszak?
Ha lejárt a személyi aktából származó adatok maximális megőrzési ideje, a munkáltató az adatokat a továbbiakban nem használhatja fel. Ezeket az adatokat ezután meg kell semmisíteni.
Ha a minimális megőrzési időszak lejárt, a munkáltató lehet semmisítse meg ezeket az adatokat. Kivételt képez, ha a minimális megőrzési idő lejárt, és a munkavállaló kéri az adatok megsemmisítését.
Kérdései vannak a személyzeti fájl-megőrzési időszakokkal vagy más adatok megőrzési időszakaival kapcsolatban? Ha igen, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot. A miénk munkajogászok szívesen segítek!
