A munkáltatónak nyilvántartást kell vezetnie az alkalmazottairól, és egyúttal csak azokat a személyes adatokat kezelheti, amelyek a munkaviszonyhoz szükségesek. Ez a két kötelezettség a személyi nyilvántartásban találkozik, és a gyakorlati kérdés mindig ugyanaz: mi kerülhet be, mi nem, és mennyi ideig maradhat ott.

Amit meg lehet tartani

A munkaszerződés teljesítéséhez és a törvényi kötelezettségek betartásához szükséges adatok: név és lakcím, születési dátum, állampolgársági szám, a munkaviszony kezdetekor igazolt személyazonosító okmány másolata, a szerződés és annak módosításai, fizetési és bérszámfejtési adatok, teljesítményértékelések és levelezés, képzési nyilvántartások, távolléti dátumok, valamint figyelmeztetésekkel vagy fegyelmi ügyekkel kapcsolatos feljegyzések.

Az állampolgári szolgáltatási szám és a személyazonosító okmány másolata azért szerepel a fájlban, mert az adó- és társadalombiztosítási jogszabályok előírják azokat; ugyanez a követelmény teszi őket jogszerűvé. Személyazonosító okmány másolatának kérése bármilyen más célból tilos.

Amit nem szabad megtartani

Az egészségügyi adatok jelentik a fő csapdát. Amikor egy alkalmazott beteget jelent, a munkáltató rögzítheti, hogy az alkalmazott hiányzik, milyen dátumtól és várhatóan mennyi ideig, valamint azt, hogy mit tehet és mit nem a munkahelyén az alkalmazott, és milyen szükséges módosításokra van szükség. A munkáltató nem rögzítheti a betegség jellegét, a diagnózist, a kezelést vagy a gyógyszert, még akkor sem, ha az alkalmazott önként jelentkezik. Ez az információ a céges orvoshoz tartozik, akinek az aktájában külön dokumentáció található, amelyhez a munkáltatónak nincs hozzáférése.

Ugyanígy nem helyénvalóak a vallásra, politikai véleményre, szakszervezeti tagságra, etnikai származásra és szexuális irányultságra vonatkozó adatok, kivéve, ha erre vonatkozóan konkrét törvényi kivétel vonatkozik; a munkavállaló magánéletével kapcsolatos feljegyzések, amelyeknek nincs hatásuk a munkára; valamint a vezetők által rögzített strukturálatlan személyes benyomások, amelyeket a munkavállalóknak joguk van megtekinteni, és amelyek vitás esetekben egészen másképp értelmezhetők, mint írásban.

Mennyi ideig tárolhatók az adatok?

A GDPR nem határoz meg meghatározott időszakokat; a szabály az, hogy az adatokat nem lehet a szükségesnél tovább tárolni. A gyakorlatban két sor érvényesül: a legtöbb személyi adatot a munkaviszony megszűnését követő körülbelül két éven belül eltávolítják, míg az adózási célokból szükséges adatokat – a bérszámfejtési nyilvántartásokat, a személyazonosító okmány másolatát, a béradó-kimutatást – hét évig őrizik meg, mert az adóhatóság előírja.

A fel nem vett jelöltek jelentkezéseit általában négy héten belül, vagy a jelölt beleegyezésével akár egy éven belül megsemmisítik. Egy olyan megőrzési ütemterv, amely kategóriánként meghatározza ezeket az időszakokat, és amelyet ténylegesen alkalmaznak is, az, ami a megfelelést törekvésből bizonyítékká teszi.

A munkavállaló jogai

A munkavállalóknak joguk van betekinteni a fájljukba, a pontatlan adatok javítását kérni, és meghatározott körülmények között az adatok törlését kérni. A hozzáférési kérelem jog, nem pedig ellenséges cselekmény, és egy hónapon belül meg kell válaszolni. A gyakorlatban ezek a kérelmek gyakran viták kezdetén érkeznek, ami jó ok arra, hogy olyan fájlokat őrizzünk meg, amelyeket zavar nélkül be lehet mutatni.

Gyakorlati ellenőrzőlista

Alkalmazottanként egy, meghatározott struktúrájú fájlt kell vezetni, hogy egyértelmű legyen a tartalma. A hozzáférést azokra kell korlátozni, akiknek szükségük van rá, és naplózni kell, hogy kinek van hozzáférése. A betegségi adatokat a cégorvosnál kell tárolni, és a személyi nyilvántartáson kívül. A megőrzési időszakokat évente egy meghatározott dátumra kell alkalmazni, ne pedig eseti alapon. Mindezt pedig rögzíteni kell a feldolgozási nyilvántartásban, amely az első dokumentum, amelyet a felügyeleti hatóság kérni fog.

Tanács

Felülvizsgáljuk a személyzeti iratkezelési gyakorlatot, elkészítjük az adatmegőrzési ütemterveket és az adatvédelmi nyilatkozatokat az alkalmazottak számára, és tanácsot adunk arról, hogy a vita közepén hol érkezik hozzáférési kérelem. Kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot Law & More; munkaügyi és adatvédelmi jogászaink együttműködnek ezeken a kérdéseken.