Határokon átnyúló távmunka és az EU távmunkáról szóló keretmegállapodása: amit a hollandiai munkaadóknak tudniuk kell

Egy alkalmazott heti két napot kér, hogy Antwerpenből, vagy a szülei lengyelországi házából dolgozhasson. Ez úgy hangzik, mint egy beosztási kérdés. Nem az: a határokon átnyúló távmunka egyszerre három különálló jogrendszert érint, és három különböző ország is benyújthat igényt. Ez a cikk ismerteti, hogyan kell a kérdést a megfelelő sorrendben feldolgozni, mit old meg és mit nem az EU határokon átnyúló távmunkáról szóló keretmegállapodása, és mit kell a munkáltatónak a nyilvántartásában tartania, mielőtt igent mond.

Három kérdés, három lehetséges válasz, három különböző ország

A leggyakoribb hiba, hogy a határokon átnyúló távmunkát egyetlen kérdésként kezelik. Három kérdésről van szó, amelyeket különböző eszközök szabályoznak, és amelyeket egymástól függetlenül döntenek:

• Melyik ország társadalombiztosítási rendszere fedezi a munkavállalót? Bináris, elvileg pontosan egy válasszal.
• Melyik ország munkajog irányítja a kapcsolatot? Nem bináris: egy választott jog alkalmazandó, miközben egy másik ország kötelező szabályai felülírják annak egyes részeit.
• Hol adózik a munkavállaló, és hol keletkezik adóköteles jelenlét a munkáltató részéről? Két kérdés, és a munkáltató kitettsége az, ami feledésbe merül.

Egy Belgiumban élő alkalmazott, akit egy holland cég alkalmaz, három napot dolgozik otthonról és kettőt külföldön. Eindhoven, Hollandiában biztosítással rendelkezhetnek, a belga kötelező munkajog védi őket, és mindkét országban részben adóznak; áttekintésünk a következőkről: határokon átnyúló munkajog meghatározza, hogyan hatnak egymásra ezek a rétegek. Ez a rendszer a tervek szerint működik.

Első a társadalombiztosítás

Kezdjük itt: a válasz a legtisztább, és ez segíti a papírmunkát. Az EU-n, az EGT-n és Svájcon belül a 883/2004/EK rendelet koordinálja a nemzeti rendszereket. Nem harmonizál, hanem eloszt.

Egyszerre egy rendszer

A 883/2004/EK rendelet 11. cikkében foglalt irányadó elv az, hogy egy személyre csak egyetlen tagállam jogszabályai vonatkoznak. Az alapértelmezett szabály a lex loci laboris : Ön ott biztosított, ahol ténylegesen dolgozik, függetlenül attól, hogy hol él vagy hol található a munkáltatója székhelye. A Németországban élő, de teljes egészében egy hollandiai irodában dolgozó alkalmazott Hollandiában biztosított.

Két vagy több tagállamban végzett munka

A távmunka megszakítja az egyszerű esetet, és a 883/2004/EK rendelet 13. cikke veszi át az irányítást. Amennyiben egy alkalmazott két vagy több tagállamban végez tevékenységet, a teszt az, hogy a munka jelentős részét a lakóhelye szerinti államban végzi-e. A 987/2009/EK rendelet 14. cikke értelmében ez a küszöb a munkaidő vagy a díjazás 25%-a, amelyet a következő tizenkét hónapban kell felmérni.

• 25% alatt a lakóhely szerinti államban: a munkavállaló továbbra is biztosított marad ott, ahol a munkáltató bejegyzett székhelye található. Holland munkáltató esetében a holland társadalombiztosítás továbbra is fennáll.
• 25%-on vagy afelett: az illetékesség a lakóhely szerinti államra száll át, és a holland munkáltatónak ott kell regisztrálnia és járulékokat fizetnie az adott ország kulcsai szerint.

Ez a felfordulás a probléma. Egyetlen plusz otthoni munkanap hetente teljesen kikerülhet a munkavállalóból a holland társadalombiztosításból, aminek következményei vannak a nyugdíj-, a betegségi ellátásra és a járulékszámlára nézve. Semmi sem fokozatos.

Az EU határokon átnyúló távmunkáról szóló keretmegállapodása

A keretmegállapodás célja, hogy enyhítse ezt a szakadékot. Ez egy a 883/2004/EK rendelet 16. cikke alapján megkötött többoldalú megállapodás, amely lehetővé teszi a tagállamok számára, hogy bizonyos személyek vagy személyek kategóriái esetében kivételeket állapodjanak meg a szokásos elosztási szabályok alól.

Mit csinál

Ahol alkalmazandó, a megállapodás lehetővé teszi, hogy a lakóhely szerinti államból rendszeresen távmunkában dolgozó munkavállaló továbbra is biztosított maradjon abban az államban, ahol a munkáltató bejegyzett székhelye található, annak ellenére, hogy átlépte a 25%-os érdemi tevékenységi küszöböt. A megállapodás feltétele, hogy a lakóhely szerinti államban végzett, határokon átnyúló távmunka a teljes munkaidő kevesebb, mint 50%-a legyen . Ez az egyetlen százalékos arány, amelyet maga a megállapodás is meghatároz. A 25% nem a megállapodás feltétele, hanem a 883/2004/EK rendelet 13. cikkének érdemi tevékenységi küszöbértéke, amely alatt a munkavállaló a munkáltató államában továbbra is biztosított marad anélkül, hogy bármilyen megállapodásra hivatkoznának. A gyakorlatban tehát a megállapodás a 25% és 50% közötti sávot válaszolja meg.

A feltételek

• Mindkét államnak alá kell írnia. E sorok írásakor 23 állam írta alá: Ausztria, Belgium, Horvátország, Csehország, Észtország, Finnország, Franciaország, Németország, Írország, Olaszország, Liechtenstein, Litvánia, Luxemburg, Málta, Hollandia, Norvégia, Lengyelország, Portugália, Szlovákia, Szlovénia, Spanyolország, Svédország és Svájc. A legtöbben 2023. július 1-jétől alkalmazták; Szlovénia 2023. szeptember 1-jétől, Olaszország 2024. január 1-jétől, Litvánia 2024. május 1-jétől, Írország 2024. június 1-jétől és Észtország 2026. február 1-jétől. Dánia, Görögország, Magyarország, Bulgária, Románia, Ciprus, Lettország és Izland nem írta alá, az Egyesült Királyság pedig jelezte, hogy nem fogja aláírni.
• Ez nem automatikus. Amit a munkáltatók leggyakrabban figyelmen kívül hagynak: ez nem a tények alapján, törvény erejénél fogva érvényesül. A kérelmet a munkáltató és a munkavállaló egyetértésével kell benyújtani annak az államnak az illetékes intézményéhez, amelynek jogszabályait kérik – holland munkáltatók esetében a Sociale Verzekeringsbankhoz. Kérelem nélkül a szokásos szabályok érvényesek, és a munkavállaló egyszerűen külföldön biztosítható lehet.
• Ennek eredményeként A1-es típusú bizonyítványt kapsz. A hordozható dokumentum, amely igazolja, hogy melyik állam jogszabályai alkalmazandók: ezt kéri egy külföldi felügyelet, és ez az egyetlen gyakorlati bizonyíték arra, hogy a megállapodás létrejött.
• Csak a távmunkára vonatkozik. Ez a lakóhely szerinti államból távolról végzett, informatikai eszközökkel a munkáltató munkakörnyezetével való kapcsolattartáshoz szükséges munkára vonatkozik, nem pedig az ügyféllátogatásokra, a helyszíni munkára, az értékesítési tevékenységre vagy az odautazásra. Az a munkavállaló, aki 40%-ban távmunkában dolgozik, és emellett az adott országban ügyfeleket is látogat, nem tartozik ebbe a körbe.
• Kétoldalú hatású. Kizárólag a két állam esetét tárgyalja: a lakóhely szerinti államot és a munkáltató államot.

A megállapodás nem statikus, és a fenti lista sem az: Észtország csak 2026. február 1-jei hatállyal csatlakozott. Az aláírók táblázatát és a hatályos szöveget a belga szövetségi társadalombiztosítási szolgálat teszi közzé, amely a részt vevő államok aláírói listáját vezeti, a holland álláspontot pedig az SVB teszi közzé. Mielőtt a megállapodásra támaszkodna egy új megállapodáshoz, vagy megújítana egy attól függő A1-es nyomtatványt, ellenőrizze mindkettőt, ahelyett, hogy feltételezné, hogy ami a megállapodás létrehozásakor igaz volt, az továbbra is igaz.

A késedelmesen benyújtott kérelem nem feltétlenül veszett el. Az SVB legfeljebb három hónapra visszamenőleges hatállyal fogad el kérelmeket, feltéve, hogy a járulékokat valóban következetesen fizették abban az államban, amelynek jogszabályát kérik, az adott időszakban. A bérszámfejtés során talált hiányosságot ezért azonnal pótolni kell, mivel a rendezésére rendelkezésre álló idő rövid.

Amennyiben a keretmegállapodás nem alkalmazható

Ha bármelyik állam nem írta alá, ha a munkavállaló harmadik államból dolgozik, ha a távmunka aránya eléri az 50%-ot, vagy ha a lakóhely szerinti államban nem távmunkavégzés folyik, akkor a szokásos szabályok lépnek életbe: a lakóhely szerinti államban átlépik a 25%-ot, és a munkavállaló ott biztosított, a holland munkáltatónak pedig külföldi munkáltatóként kell regisztrálnia, és helyben be kell fizetnie a járulékokat. Egyéni kivételt továbbra is lehet kérni a 883/2004/EK rendelet 16. cikke alapján, de ehhez mindkét állam beleegyezése szükséges, mérlegelésen alapuló és lassú. Az EU-n, az EGT-n és Svájcon kívül kétoldalú egyezmény alkalmazható; ahol Hollandiának nincs ilyen, ott reális a kettős biztosítás vagy a fedezetbeli hiány.

Munkajog: Róma I. és a szerződéssel nem felmondható szabályok

A társadalombiztosítási hatáskör semmit sem mond arról, hogy melyik munkajog alkalmazandó. Ez a Róma I. hatálya alá tartozik, és másképp működik. A Róma I. 3. cikke értelmében a felek választhatják meg az irányadó jogot, és a legtöbb holland szerződés a holland jogot választja. A Róma I. 8. cikke korlátozza azt, amit ez a választás elér egy munkaszerződés esetében: nem foszthatja meg a munkavállalót azon rendelkezések védelmétől, amelyektől megállapodással nem lehet eltérni azon jog alapján, amely választás hiányában alkalmazandó lett volna – elsősorban annak az országnak a joga, amelyben vagy ahonnan a munkavállaló szokásosan a munkát végzi. A Róma I. 8. cikke tartalmaz egy mentesítő záradékot is arra az esetre, ha a szerződés szorosabban kapcsolódik egy másik országhoz, a Róma I. 9. cikke pedig a fórumra vonatkozó felülíró, kötelező rendelkezéseket ad hozzá. Ezt a kölcsönhatást részletesebben ismertetjük a felek autonómiájának és a kötelező jognak a találkozásáról szóló cikkünkben.

A gyakorlati következményt érdemes világosan megfogalmazni. Egy olyan alkalmazott, aki valóban munkája nagy részét egy másik tagállamban található otthonról végzi, szokásosan ott dolgozhat. A holland jog maradhat a választott jog, miközben az adott ország kötelező védelmei is érvényesek – és az elbocsátás elleni védelem nagyon gyakran kötelező. Egy holland munkáltató, amely a szokásos módon az UWV vagy az alkerületi bíróság útját követi, azt tapasztalhatja, hogy nem teljesítette annak az országnak a felmondási, felmondási vagy eljárási követelményeit, ahol az alkalmazott ténylegesen dolgozik. A minimálbér, a munkaidő, a fizetett szabadság, a diszkrimináció elleni védelem és a versenytilalmi szabályok ugyanilyen bánásmódot igényelnek. Itt nincs olyan küszöbérték, amely összehasonlítható lenne a 25%-os társadalombiztosítási teszttel: a „szokásosan végzi” a kapcsolat súlypontjának kvalitatív értékelése.

Amikor a távmunka kiküldetéssé válik

A munkáltatók feltételezik, hogy a kiküldetési irányelv az építőipari személyzetre és a fuvarozókra vonatkozik. A 96/71/EK irányelv 1. cikke értelmében a hatálya a transznacionális szolgáltatások nyújtására terjed ki: egy másik tagállambeli címzettel kötött szerződés alapján történő kiküldetés, csoportos vállalkozáshoz történő kiküldetés vagy munkaerő-kölcsönzőn keresztüli kölcsönzés. A 3. cikk ezután a fogadó államra vonatkozó feltételek keményvonalas körét írja elő – munkaidő, fizetett szabadság, javadalmazás, egészség és biztonság, egyenlő bánásmód –, amelyeket a 2018/957 irányelv kiterjesztett.

A munkavállaló saját otthonából, a munkáltató saját számlájára végzett tisztán távmunka általában nem kiküldetés: nem nyújt szolgáltatást a másik államban lévő címzettnek. De a határt könnyebben átlépik, mint ahogy a munkáltatók várják. Ha a távmunkavállaló a lakóhelye szerinti országban dolgozik egy ügyfélnél, egy ottani csoportvállalatnál helyezik el, vagy egy másik vállalkozás rendelkezésére bocsátják, akkor a fogadó állam kiküldetési rendszere lép életbe, beleértve a 2014/67/EU irányelv szerinti végrehajtási kötelezettségeket is. Hollandiában ez a WagwEU értesítési kötelezettség, amelyet a külföldi munkáltatónak a munka megkezdése előtt teljesítenie kell; más tagállamok saját portálokat üzemeltetnek, és a holland munkáltatóknak azokat kell használniuk, amikor a munkafolyam kifelé halad.

Adózás: a munkáltató kitettsége az első

Ez a rész szándékosan magas szintű. Az adózási helyzetek konkrét egyezményszövegeken és tényeken alapulnak, és itt semmi sem minősül adótanácsadásnak; vonjon be adótanácsadót, mielőtt bármilyen megállapodásra jutna.

Állandó telephely kockázata

A legfontosabb kockázat nem a munkavállaló adószámlája. Hanem az, hogy egy külföldi otthoni munkahely a munkáltató állandó telephelyének minősülhet az adott országban az alkalmazandó egyezmény állandó telephelyre vonatkozó cikke értelmében. A kérdés nagyjából az, hogy a központi iroda a munkáltató rendelkezésére áll-e, és kellő rendszerességgel használja-e az üzleti tevékenységhez, és külön-külön, hogy a munkavállaló rendszeresen köt-e szerződéseket, vagy játssza-e a fő szerepet azok megkötésében, mint függő ügynök. A vezető és kereskedelmi pozíciók lényegesen nagyobb kockázattal járnak. Az állandó telephely társasági adóbevallással, nyereségfelosztással és gyakran helyi bérszámfejtés-levonással jár.

A munkavállaló pozíciója

A munkaviszonyból származó jövedelmet az alkalmazandó egyezmény munkaviszonyból származó jövedelemre vonatkozó cikkelye alapján osztják fel. Általánosságban elmondható, hogy a jövedelem ott adóköteles, ahol a munkát fizikailag elvégzik, azzal a kivétellel, ha a munkavállaló csak korlátozott ideig tartózkodik a másik államban, a fizetés egy nem ottani illetőségű munkáltatótól származik, és nem egy ottani állandó telephely viseli. A megosztott munkanapok megosztott adózási jogokat és bérszámfejtési következményeket jelentenek mindkét oldalon.

Belgium és Németország

Hollandiának kétoldalú szerződései vannak mind Belgiummal, mind Németországgal, és a határokon átnyúló ingázás régóta fennálló szakpolitikai kérdés mindkét kapcsolatban. Az otthoni munkavégzés napjai élő tárgyalási téma, és a Belgiummal kötött szerződéses álláspont is változik: 2023-ban új szerződést írtak alá, amelynek hatálybalépése és alkalmazásának első éve a Verdragenbankban található a verdragenbank.overheid.nl címen, ami az egyetlen hely, ahol érdemes ezzel kapcsolatban tájékozódni. A bérszámfejtés létrehozása előtt – ne a korábbi gyakorlat és ne az aláírásról szóló sajtóbeszámolók alapján – állapítsa meg, hogy melyik szerződésszöveg szabályozza a szóban forgó évet, és mit mond az otthoni munkavégzés napjairól.

Munkakörülmények, egészségvédelem és biztonság otthoni munkahelyen külföldön

A holland egészségvédelmi és biztonsági törvény nem áll meg a munkáltató telephelyén. Az Arbeidsomstandighedenwet értelmében a munkáltatónak kötelezettségei vannak a munkavállaló számára engedélyezett munkahely tekintetében: a 3. cikk a lehető legjobb munkakörülményekre irányuló politikát írja elő, az 5. cikk pedig a kockázatleltárt és -értékelést, külön szabályozással a munkahelytől független munkavégzésre. Külföldön a munkáltató nem tud könnyen ellenőrzést végezni, és egy második, helyi szabályozással szembesülhet. A működőképes megközelítés az alkalmazott önértékelése, a dokumentált felszerelési szabvány, az írásbeli utasítás és egy külföldről működő balesetjelentési útvonal. A külföldi otthoni munkahelyen történt baleset a Holland Polgári Törvénykönyv 7:658. cikke alapján is felelősséget von maga után, és ez a gondossági kötelezettség nem nyilvánvalóan szűkebb azért, mert az íróasztal egy másik országban van.

Adatvédelem és berendezések

Az EGT-n belüli távmunka nem okoz adatátviteli problémát. Az EGT-n kívülről történő munkavégzés viszont igen: a személyes adatokhoz harmadik országból való hozzáféréshez jogszerű adatátviteli alap szükséges, amit a „bárhonnan végezhető munka” rendszerekben rutinszerűen figyelmen kívül hagynak. Bármi legyen is a helyszín, tisztázzuk, hogy ki a berendezés tulajdonosa, használhatók-e személyes eszközök, hogyan kezelik a bizalmas információkat a közös háztartásban, milyen a külföldi hardverbiztosítás, és milyen a visszaadás a munkaviszony megszűnésekor.

A rendelkezésre álló dokumentumok

• Távoli munkavégzésre vonatkozó szabályzat. Engedélyezett országok, a külföldi munkavégzés maximális százalékos aránya, jóváhagyási követelmények, munkaidő és rendelkezésre állás, költségek, felszerelés, biztonság, valamint a jog a visszavonásra vagy módosításra, ha a jogi helyzet megváltozik.
• Kiegészítés a munkaszerződéshez. Egyéni és konkrét: a megállapodott munkavégzés helye, a megállapodott munkamegosztás, az irányadó jog és fórum, valamint a munkavállaló saját adóbevallási kötelezettségei. Legyen időben korlátozott és kifejezetten visszavonható, hogy a társadalombiztosítási vagy adózási helyzet megváltozása ne tegye a munkáltatót olyan struktúrához kötve, amelyet már nem tud fenntartani.
• A regisztráció és az A1-es kérelem. Amennyiben a megállapodás alkalmazandó, a SVB-n keresztül benyújtott kérelem mindkét fél beleegyezésével és az A1-es nyomtatványon benyújtott kérelemmel. Amennyiben nem, a külföldi regisztráció és a bérszámfejtés a kezdő dátum előtt, nem pedig utána történik.
• Egy felülvizsgálati ciklus. Minden küszöbérték előremutató, ezért legalább évente, és azonnal vizsgálja felül a lakóhely, a szerepkör, a munkarend vagy a munkaidő bármilyen változását.

Ellenőrzőlista: egy alkalmazott külföldön szeretne dolgozni

• Melyik országról van szó, és az EU-ban, az EGT-ben vagy Svájcban van?
• A teljes munkaidő hány százalékát teszi ki a következő tizenkét hónapban?
• Valóban távmunkáról van szó, vagy lesznek ügyféllátogatások vagy helyszíni munka is?
• A lakóhely szerinti állam aránya 25% alatt marad, 25% és 50% között van, vagy eléri az 50%-ot?
• Mindkét állam aláíró fél, benyújtottak-e kérelmet és megszerezték-e az A1-es nyomtatványt?
• Ha nem, akkor a külföldi társadalombiztosítási regisztrációt a kezdő dátum előtt intézték?
• Lehetséges, hogy a munkavállaló szokásosan ott dolgozik a Róma I. rendelet 8. cikkének alkalmazásában, és mit ír elő az adott ország felmondási védelme?
• A szerepkör – a beosztás, a szerződéskötési jogosultság, az ügyfelekkel való kapcsolattartás – állandó telephely kockázatát okozza?
• Megerősítette-e adótanácsadó a bérszámfejtési pozíciót mindkét államban?
• Felmérték, felszerelték és biztosítottak-e az otthoni munkahelyet, és van-e balesetbejelentési útvonal?
• Az EGT-n kívülről történő adatfeldolgozásra vonatkozik-e valamilyen továbbítási mechanizmus?
• Van aláírt, visszavonható kiegészítés és naplózott felülvizsgálati dátum?

Law & More Tanácsot ad a hollandiai munkáltatóknak a határokon átnyúló távmunkával kapcsolatban: az SVB-n keresztül benyújtott A1-es kérelem, a külföldi társadalombiztosítási és bérszámfejtési regisztráció, amennyiben a keretmegállapodás nem érhető el, a holland szerződésre alkalmazandó munkajog, valamint a megállapodás visszavonhatóságát biztosító szabályzat és kiegészítés. Ha egy alkalmazott külföldi munkavégzést kért, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot a megállapodás kezdete előtt, ne pedig az első bérszámfejtés után.