Alkalmazottak megfigyelése Hollandiában: mit tehetnek és mit nem tehetnek a munkáltatók

A munkavállalók megfigyelése Hollandiában csak akkor jogszerű, ha a munkáltatónak konkrét, jogos célja van, amely felülírja a munkaerő magánéletét, ahol kevésbé tolakodó eszközzel sem lehetne elérni ezt a célt, és ahol a munkavállalókat előre tájékoztatták arról, hogy mit és miért figyelnek meg. A szabályok az AVG-ből (az általános adatvédelmi rendelet holland elnevezése ), az Uitvoeringswet AVG-ből és a Wet op de ondernemingsradenből származnak, amelyek a legtöbb esetben előírják az üzemi tanács jóváhagyását bármilyen megfigyelési rendszer bevezetése előtt. Az ezen lépések nélkül bevezetett megfigyelés jogellenes, bármit is mond a munkaszerződés.

Milyen szabályok vonatkoznak a munkavállalók megfigyelésére Hollandiában?

Négy jogszabály alkalmazandó egyszerre, és azok a munkáltatók, akik csak az elsőt vizsgálják, bajba kerülnek. Az AVG (Adótörvény) a személyes adatok minden kezelését szabályozza, és a megfigyelés definíció szerint feldolgozás. Az Uitvoeringswet AVG (UAVG) kitölti azokat a nemzeti választási lehetőségeket, amelyeket a rendelet nyitva hagy, és ez az a törvény, amely felügyeleti hatásköröket biztosít az Autoriteit Persoonsgegevens számára. Az Emberi Jogok Európai Egyezményének 8. cikke védi a magánéletet, és az Emberi Jogok Európai Bírósága megerősítette, hogy ez a védelem nem ér véget az iroda ajtajánál: a munkahelyi levelezés és kommunikáció is ebbe tartozik, és a munkáltatónak előzetesen értesítenie kell a munkáltatót a megfigyelés jellegéről és mértékéről.

A holland munkajog egy saját réteggel egészíti ki ezt a kérdést. A Burgerlijk Wetboek 7:611. cikke arra kötelezi a munkáltatót, hogy jó munkáltatóként viselkedjen, és a bíróság ezt a mércét alkalmazza az adatvédelmi törvény értelmében technikailag védhető, de a munkaviszonyban aránytalan megfigyelésre. Végül a büntetőjog egy külső határt szab: egy olyan beszélgetés rögzítése, amelyben Ön nem vesz részt, valamint mások titkos, rejtett eszközzel történő filmezése magán- vagy zárt térben önmagukban bűncselekménynek minősül, és sem a munkaszerződés, sem az adatvédelmi szabályzat nem jogosíthatja fel ezeket.

Ezek együttesen egyetlen gyakorlati szabályt alkotnak. A megfigyelés nem tiltott, de soha nem olyan vezetői előjog, amelyet egyszerűen be lehet jelenteni. Ez egy olyan feldolgozási művelet, amelyet meg kell tervezni, indokolni, dokumentálni és jóvá kell hagyni, mielőtt az első bájtot begyűjtenék. A holland adatvédelmi törvényekről szóló áttekintésünk bemutatja, hogyan illeszkednek ezek a kötelezettségek egy szervezeten belül.

A jogalap: miért működik szinte soha a hozzájárulás

Minden ellenőrzési intézkedésnek jogalappal kell rendelkeznie az AVG 6. cikke értelmében, és a foglalkoztatási kontextusban gyakorlatilag csak egyetlen működőképes lehetőség van: a jogos érdek. A hozzájárulás nem az. Az Autoriteit Persoonsgegevens és az európai adatvédelmi felügyelők következetesen azt az álláspontot képviselik, hogy egy alkalmazott ritkán van abban a helyzetben, hogy szabadon megtagadja a hozzájárulást, mivel a hatalmi viszony költségessé teszi a megtagadást. Az ilyen helyzetben megszerzett hozzájárulás nem önkéntes, ezért nem érvényes, és az a munkáltató, aki aláírt hozzájáruló nyilatkozatokra épít egy ellenőrzési programot, a semmire építette azt.

A munkaszerződés teljesítéséhez szükségesség is gyenge alap. A bérfizetés adminisztrációt igényel; nem igényel billentyűleütés-naplózást. A jogi kötelezettség teljesítése bizonyos regisztrációs formákat indokol, például a munkaidő-nyilvántartást vagy a pénzintézetek által előírt ellenőrzéseket, de csak a kötelezettség tényleges mértékéig.

Így marad a jogos érdek tesztje, amelynek három lépését ebben a sorrendben kell elvégezni és rögzíteni. Először is, konkrétan meg kell határozni az érdeket: nem általános felügyelet, hanem egy adott raktárból történő lopás megakadályozása, egy megnevezett bizalmas adatkategória védelme vagy egy adott biztonsági kötelezettség teljesítése. Másodszor, a szükségesség igazolása: a megfigyelésnek ténylegesen alkalmasnak kell lennie az adott érdek szolgálatára, és nem lehet kevésbé tolakodó intézkedés. Harmadszor, mérlegelni kell az érdeket a munkavállalók magánéletével szemben, figyelembe véve, hogy mennyire tolakodó az intézkedés, mennyi ideig tart, hány embert érint, és mire számíthatnak ésszerűen.

Annyi monitoring program azért vall kudarcot, mert az első lépést kihagyják. Az a munkáltató, amelyik nem tudja pontosan megmondani, hogy milyen problémát old meg a monitoring, a második és harmadik lépést sem éli túl, és egy bíróság, amely az adott bizonyítékokra épülő elbocsátást vizsgálja felül, ezt fogja megállapítani. Ugyanez a teszt alapozza meg a munkavállalók adatvédelmére vonatkozó szabályokat a munkaviszony minden más részében is.

Szükségesség, arányosság és a technológia korlátai

A szükségesség és az arányosság különálló kérdések, és mindkettőre választ kell adni. A szükségesség azt kérdezi, hogy az intézkedés megfelelő-e, és hogy létezik-e enyhébb alternatíva. Az arányosság azt kérdezi, hogy a beavatkozás ésszerű arányban áll-e a szolgált érdekkel, még akkor is, ha egyáltalán nem létezik enyhébb alternatíva. Egy intézkedés lehet szükséges, és mégis aránytalan, és ebben az esetben jogellenes.

A gyakorlatban az értékelés néhány változón alapul. A folyamatos monitorozást sokkal szigorúbban kezelik, mint az időszakos vagy mintavételen alapuló ellenőrzéseket. Az azonosított személlyel szembeni konkrét gyanúra irányuló monitorozás korlátozott ideig könnyebben indokolható, mint a teljes munkaerő átfogó monitorozása. Az összesített vagy álnevesített adatok, amelyek mintázatot mutatnak anélkül, hogy személyt azonosítanának, szinte mindig a könnyebb alternatívát jelentik, amelyet először meg kell próbálni. Az olyan területekre kiterjedő monitorozás, ahol az alkalmazott jogosan elvárja a magánéletet, például a pihenőhelyekre, a mosdókra vagy az otthonra, nem megy át.

Két további korlátozást érdemes megnevezni. A megfigyelés nem alkalmazható olyan módon, amely közvetett diszkriminációt eredményez, például úgy, hogy egy rendszert a gyakorlatban csak egy származás, életkor vagy egészségi állapot alapján meghatározott csoportra alkalmaznak; amely az adatvédelmi törvények mellett a diszkriminációellenes törvényeket is alkalmazza . A megfigyelés pedig nem dolgozhat fel különleges adatkategóriákat, beleértve az egészségügyi adatokat sem, kivéve, ha az AVG-ben szereplő szűk kivételek egyike alkalmazandó. A távolléti dátumokat nyilvántartó foglalkozás-egészségügyi rendszer jogszerű; az a vezető, aki rögzíti a távollét okát, nem.

Átláthatóság: amit a személyzetnek el kell mondania a monitoring megkezdése előtt

A tájékoztatást előre kell megadni, és annak kellően konkrétnak kell lennie ahhoz, hogy hasznos legyen. Az AVG 13. és 14. cikke előírja a munkáltató számára, hogy közölje, milyen adatokat gyűjt, milyen célból, milyen alapon, ki férhet hozzá, mennyi ideig tárolják az adatokat, és milyen jogokkal rendelkezik a munkavállaló. Munkaviszony esetén ennek az információnak egy írásos megfigyelési protokollban vagy magatartási kódexben a helye, nem pedig a szerződésbe rejtett záradékban, és meg kell ismételni, amikor a rendszer változik.

Egy működőképes protokoll négy kérdésre ad egyértelmű választ. Milyen viselkedés várható és mi tiltott, hogy az alkalmazottak tudják, milyen mércéhez mérik őket. Milyen rendszerek vannak érvényben konkrétan: internetes forgalom naplózása, kamerák pozíciói, járműkövetés, hozzáférés-vezérlés. Ki tekintheti meg az adatokat, milyen okokból és milyen jogosultsággal, mivel a közvetlen felettesek korlátlan hozzáférése az egyik leggyakoribb hiba. És mennyi ideig őrzik meg az egyes kategóriákat az automatikus törlés előtt.

A jegyzőkönyv mellett két olyan dokumentum is található, amelyeket az Autoriteit Persoonsgegevens minden vizsgálat során elsődlegesen bekér. Az AVG 30. cikke szerinti adatkezelési tevékenységek nyilvántartásának fel kell tüntetnie a monitorozási műveleteket. Amennyiben a monitorozás szisztematikus és kiterjedt, vagy nagyszabású adatkezelést foglal magában, a rendszer éles indulása előtt adatvédelmi hatásvizsgálatot kell végezni. Amennyiben a DPIA magas fennmaradó kockázatot mutat, amelyet nem lehet enyhíteni, a munkáltatónak a 36. cikk értelmében előzetesen konzultálnia kell az Autoriteit Persoonsgegevensszel; a hatóságnak ezután nyolc hét áll rendelkezésére a válaszadásra, amely hat héttel meghosszabbítható, és a rendszer időközben nem telepíthető. Egy adatvédelmi tisztviselőt, amennyiben kineveztek ilyet, a kezdetektől fogva be kell vonni az értékelésbe.

Az átláthatóságnak van egy határa, ami fordítva is érvényes. Az alkalmazottak bizonyos fokú titoktartást tanúsítanak kommunikációjukban, még a céges eszközökön is. A munkáltató szabályokat állíthat fel a magáncélú használatra vonatkozóan, és teljesen kikapcsolhatja a magáncélú használatot, de nem olvashatja el egyszerűen a nyilvánvalóan személyes üzeneteket. A bizalmas munkahelyi kommunikáció ellenőrzésének lehetőségéről szóló cikkünk ismerteti, hogyan húzódik meg ez a határ a gyakorlatban.

Az üzemi tanács: hozzájárulás a WOR 27. cikkelye alapján

Ez az a lépés, amelyet a munkáltatók leggyakrabban figyelmen kívül hagynak, és amelynek a legsúlyosabb következményei vannak. A Wet op de ondernemingsraden 27. cikkének (1) bekezdése értelmében a munkáltatónak két kategóriához van szüksége az üzemi tanács hozzájárulására : a vállalkozásnál dolgozók személyes adatainak feldolgozására és védelmére vonatkozó szabályozáshoz, valamint az ezen személyek jelenlétének, magatartásának vagy teljesítményének megfigyelésére vagy ellenőrzésére szolgáló vagy arra alkalmas létesítményekre vonatkozó szabályozáshoz. A kameraterv, a nyomkövető rendszer, a megfigyelő szoftver, valamint az internetes és e-mail protokoll mind az egyikbe vagy mindkettőbe tartozik.

Figyeljük meg a megfogalmazást: alkalmas. A munkáltatónak nem kell szándékában állnia a teljesítmény nyomon követése. Egy biztonsági célból telepített rendszer, amely képes adatokat szolgáltatni az egyéni magatartásról, ettől függetlenül aktiválja a hozzájárulási jogot. A teszt objektív, és ez az oka annak, hogy a hozzáférés-vezérlő rendszerek, a jegykezelő eszközök és a termelékenységi irányítópultok rendszeresen olyan hozzájárulást igényelnek, amelyet soha nem kértek.

Ha a munkáltató ennek ellenére meghozza a döntést, az üzemi tanács írásban hivatkozhat a döntés semmisségére a döntésről való tudomásszerzéstől vagy a végrehajtásának felfedezésétől számított egy hónapon belül. A döntés ebben az esetben érvénytelen, és a munkáltatónak vissza kell vonnia. Amennyiben a hozzájárulást megtagadják, de a munkáltató az elutasítást ésszerűtlennek tartja, nem kell ettől függetlenül eljárni, hanem az alkerületi bíróságtól kell kérni a pótlólagos hozzájárulást, amelyet csak akkor adnak meg, ha az elutasítás ésszerűtlen, vagy a döntést kényszerítő üzleti okok indokolják. Az üzemi tanács korai bevonása, még a rendszer megvásárlása előtt, mindig gyorsabb, mint az utólagos pereskedés.

Kamerák, járműkövetés, szoftverek és közösségi média

A kamerás megfigyelés konkrét célból, például vagyonvédelem, lopás megelőzése vagy biztonság garantálása céljából megengedett, feltéve, hogy a kamerák jelenlétét egyértelműen kitáblázzák a bejáratnál és a megfigyelt területeken. A kamerák nem helyezhetők el olyan helyen, ahol a munkavállalók jogosan elvárják a magánélet védelmét, ami kizárja a mosdókat, az öltözőket és a pihenőhelyeket. Az Autoriteit Persoonsgegevens álláspontja szerint a felvételeket legfeljebb négy hétig szabad megőrizni, kivéve, ha egy konkrét incidenst rögzítenek, és azt emiatt meg kell őrizni. A felvételekhez való hozzáférést név szerint megnevezett személyekre kell korlátozni, és naplózni kell. A részletes szabályok, beleértve az üzletekre és a nyilvános helyiségekre vonatkozó szabályokat is, a munkahelyi és kiskereskedelmi CCTV- ről szóló cikkünkben találhatók.

A rejtett kamerák egy külön kategória. Csak kivételes körülmények között engedélyezettek: súlyos szabálysértés konkrét gyanúja esetén, reális alternatíva hiányában, korlátozott ideig és korlátozott körben, valamint általános előzetes bejelentéssel arról, hogy a munkáltató rejtett kamerákat használhat, ha ilyen gyanú merül fel. Még ebben az esetben is fennállnak a büntetőjogi korlátok: személyek titkos, rejtett eszközzel történő filmezése magán- vagy zárt térben bűncselekmény, akárcsak egy olyan beszélgetés rögzítése, amelyben Ön nem vesz részt. Amennyiben egy munkáltató ezt az utat kívánja választani, az értékelést előzetesen és írásban kell elvégezni, nem pedig utólag rekonstruálni. A technikai behatolásra vonatkozó tágabb korlátokat a megfigyelőrendszerekről és a büntetőjogról szóló cikkünkben ismertetjük.

A járműkövetés jogszerű, ha útvonaltervezést, a jármű biztonságát vagy törvényes regisztrációs kötelezettséget szolgál, és ha az alkalmazottak tudják, hogy az felszerelt. A munkaidőn kívüli nyomon követéshez külön indoklás szükséges; ha a járművet magáncélra lehet használni, a rendszernek lehetővé kell tennie a magánutazások kizárását, jellemzően egy olyan kapcsolóval, amely letiltja a helymeghatározás naplózását. A követési adatok felhasználása az egyéni vezetési teljesítmény felmérésére külön cél, és külön alapra és külön indoklásra van szükség.

Az e-mail és az internetforgalom monitorozását a forgalmi adatok, nem pedig a tartalom szintjén érdemes megszervezni: mely webhelykategóriákba, mekkora forgalomra és kimenő adatok mennyiségére vonatkozóan. A tartalom olvasását konkrét incidensre kell fenntartani, dokumentált engedély alapján, és egy bevett eljárással a nyilvánvalóan privát üzenetek félretételére. A billentyűleütések naplózása, az időszakos képernyőképek és a mindig bekapcsolt webkamera-szoftverek rendes körülmények között nem felelnek meg a szükségességi tesztnek, és az ezekre támaszkodó munkáltató általában nem tudja megmagyarázni, hogy milyen enyhébb intézkedést próbáltak ki először. A munkavállalók személyes közösségi média fiókjainak szisztematikus ellenőrzése egyáltalán nem megengedett; egy nyilvános bejegyzés megtekintése konkrét reputációs probléma felmerülése miatt más és sokkal szűkebb körű kérdés. Ezek a korlátozások az adatvédelmi kötelezettségek tágabb keretébe illeszkednek, amelyek az analitikai és automatizált eszközök bármilyen használatára vonatkoznak.

Otthonról dolgozók megfigyelése

Az otthoni munkavégzés nem hoz létre külön jogi szabályozást, de megváltoztatja a mérlegelési teszt eredményét, mivel a munkahely mostantól otthonná válik. Az otthonról dolgozó folyamatos kamerás vagy webkamerás megfigyelése aránytalan a szokásos körülmények között, és a holland bíróságok is ezt mondták. Az olyan szoftverek, amelyek időközönként fényképeket készítenek az íróasztalról, vagy amelyek megkövetelik, hogy a kamera bekapcsolva maradjon, behatolnak az alkalmazott és mindenki más otthonába, és ezt a behatolást nem igazolhatja az az általános igény, hogy tudják, valaki az íróasztalánál van-e.

A működőképes megközelítés a teljesítmény és a megállapodás szerinti rendelkezésre állás mérése a tevékenység helyett. Amennyiben az eszközöket a munkáltató biztosítja, a szabályzatnak egyértelműen meg kell határoznia, hogy megengedett-e a magáncélú használat, mi kerül naplózásra és mi nem. A megfigyelést a megállapodás szerinti munkaidőre kell korlátozni; egy olyan naplózó rendszer, amely éjjel-nappal fut egy olyan eszközön, amelyet az alkalmazott magáncélra is használ, nem állja ki a vizsgálatot. Az otthoni munkavégzésre vonatkozó szélesebb körű kötelezettségek köre, beleértve a biztonságos munkaállomás biztosításának kötelezettségét is, a távmunkáról szóló cikkünkben található . A kísérő szabályok megalkotásával kapcsolatos gyakorlati útmutatást a megfigyelési szabályzatok és a személyzeti szabályzatok áttekintése tartalmazza .

Végrehajtás, bizonyítékok és mit tehetnek az alkalmazottak

A munkavállalók ugyanazokkal a jogokkal rendelkeznek, amelyeket az AVG minden érintettnek biztosít, és munkaügyi vitában ezeket a jogokat felhasználják. Az érintett hozzáférési kérelme kötelezi a munkáltatót, hogy elvileg egy hónapon belül átadja az általa tárolt személyes adatok másolatát, beleértve a naplózást, a kameraképeket, amelyeken az alkalmazott azonosítható, és a monitoring jelentéseket. A munkavállalók kérhetik a pontatlan adatok helyesbítését, kifogásolhatják a jogos érdeken alapuló adatkezelést, és panaszt tehetnek az Autoriteit Persoonsgegevensnél, amely az AVG alapján kivizsgálhatja az ügyet, elrendelheti az adatkezelés leállítását és bírságot szabhat ki. A rendelet 82. cikke a jogellenes adatkezelésből eredő károkért, beleértve a nem vagyoni károkat is, való kártérítéshez való jogot is biztosítja. A szélesebb körű katalógust a munkavállalói jogokról szóló cikkünkben és a nemzetközi személyzet munkavállalói jogairól szóló útmutatónkban ismertetjük.

A legsúlyosabb következmény azonban általában a munkaügyi peren belül, nem pedig a szabályozó hatóság előtt merül fel. Amikor egy munkáltató a megfigyelés során gyűjtött anyagokra alapozza a gyorsított felmondást vagy a felmondási kérelmet, a megfigyelés jogszerűsége kérdéssé válik az eljárásban. A holland polgári eljárás nem zárja ki automatikusan a jogellenesen megszerzett bizonyítékokat, és a bíróságok gyakran elismerik azokat, de következményeket szabhatnak és szabnak is: csökkentett vagy megtagadott költségtérítést, kiegészítő kártérítést a munkavállalónak, vagy annak megállapítását, hogy a munkáltató súlyosan vétkes módon járt el. Az a munkáltató, amely alaptalanul végez megfigyelést, ezért kockáztatja, hogy elveszít egy olyan pert, amelyet egyébként megnyert volna, ahogyan az a GDPR-t sértő megfigyelési adatokon alapuló gyorsított felmondásról szóló jegyzetünkben tárgyalt esetben is történt.

A munkáltatóknak azt is elvárniuk kell az üzemi tanácstól, és adott esetben a szakszervezettől, hogy a bevezetéskor, és ne pedig utána emeljenek ellenőrzést. Ez az a pillanat, amikor a terv még alacsony költséggel módosítható. Az alkalmazottak ellenőrzéséről és a munkáltatókra vonatkozó általános jogi követelményekről szóló áttekintésünk bemutatja, hogyan illeszkedik a konzultáció a tágabb foglalkoztatási keretrendszerbe.

Mit kell beállítani a monitorozás megkezdése előtt?

Dolgozz rögzített sorrendben. Fogalmazd meg a problémát egy mondatban és konkrétan. Állapítsd meg, hogy egy enyhébb intézkedés megoldaná-e, és jegyezd fel, hogy miért nem. Válaszd ki a legkevésbé tolakodó rendszert, amely valóban megoldja a problémát, és úgy konfiguráld, hogy a lehető legkevesebb adatot gyűjtse, a lehető legrövidebb ideig őrizze meg, és a hozzáférést a megnevezett szerepkörökre korlátozza. Végezd el az adatvédelmi hatásvizsgálatot, ahol a mérték vagy a szisztematikus jelleg megkívánja, vond be az adatvédelmi tisztviselőt, és konzultálj az Autoriteit Persoonsgegevens-szel, ha továbbra is magas a fennmaradó kockázat.

Ezután a bevezetés előtt, ne pedig utána készítse el a szükséges dokumentumokat: egy olyan monitorozási protokollt, amelyet a személyzet ténylegesen el tud olvasni, egy bejegyzést az adatkezelési tevékenységek nyilvántartásába, egy adatkezelési megállapodást a rendszer szállítójával, és egy írásbeli hozzájárulási kérelmet az üzemi tanácshoz, amely mind az adatvédelmi szabályozásra, mind magára a monitorozó létesítményre vonatkozik. Ismertesse a rendszert, adjon időt a kérdések feltevésére, és az első időszak után értékelje a kezdetben meghatározott célhoz képest. Azokat a monitorozási folyamatokat, amelyek már nem szolgálják azt a célt, amelyre bevezették, ki kell kapcsolni, és ez a döntés is a nyilvántartásban szerepel.

Law & More Tanácsot ad a munkáltatóknak a monitoring rendszerek tervezésében és bevezetésében, az üzemi tanács hozzájárulásával és a helyettesítő hozzájárulási eljárásokkal, valamint a monitoring anyagok felhasználásával kapcsolatban elbocsátási ügyekben. Eljárunk olyan munkavállalók és üzemi tanácsok nevében is, akik olyan monitoringgal szembesülnek, amelyet megfelelő alap nélkül vezettek be. Ha monitoring rendszer bevezetését fontolgatja, vagy arról tájékoztatták, hogy munkahelyi viselkedését rögzítették, vegye fel velünk a kapcsolatot a következő lépés megtétele előtt. monitoring gyakorlatok csapatunk adatvédelmi jogászainkkal együttműködve dolgozik ezeken a fájlokon.

Gyakran Ismételt Kérdések

Valami mást keres? A holland munkajogi útmutatóink jegyzéke témakörök szerint rendezve felsorolja az ebben a témában írt összes cikket.

Hogyan Law & More segíthetünk ebben, ezt elmagyarázzuk a mi oldalunkon munkajogász cimre.