KYC vizsgálat a Wwft törvény értelmében: lépések, feladatok és végrehajtás

A KYC-vizsgálat az az ügyfélvizsgálat, amelyet a hollandiai bankoknak, fizetési intézményeknek, kriptoeszköz-szolgáltatóknak, közjegyzőknek, könyvelőknek és ügyvédi irodáknak el kell végezniük a Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft, a pénzmosás és a terrorizmusfinanszírozás megelőzéséről szóló törvény) értelmében. Három rögzített összetevőből áll: az ügyfél kilétének megállapítása és ellenőrzése, a tulajdonjog, a kapcsolat céljának és az általa hordozott kockázatnak a megértése, valamint a kapcsolat nyomon követése a teljes időtartamig. Az egyes összetevők mélysége kockázatalapú, így nincs egyetlen, minden ügyfélre illeszkedő sablon. Egy nem megfelelő irat nem papírmunka: felügyeleti végrehajtásnak, súlyos esetekben pedig büntetőjogi felelősségre vonásnak teszi ki az intézményt.

Mit jelent a KYC-vizsgálat a holland törvények szerint?

A holland jog nem használja az angol rövidítést. A Wwft clientenonderzoek-ról, azaz ügyfél-átvilágításról beszél, és egyetlen rendelkezésben rögzíti, hogy mit kell elérnie ennek a vizsgálatnak. Az intézménynek azonosítania kell az ügyfelet, és ellenőriznie kell a személyazonosságát, azonosítania kell a végső tényleges tulajdonost, és ésszerű intézkedéseket kell tennie annak ellenőrzésére, hogy ki ez a személy, meg kell állapítania az üzleti kapcsolat célját és tervezett jellegét, ellenőriznie kell, hogy az ügyfél nevében eljáró személy jogosult-e erre, valamint folyamatosan figyelemmel kell kísérnie a kapcsolatot és az abban lebonyolított tranzakciókat. Ez az öt elem minden KYC-vizsgálat gerincét alkotja, függetlenül attól, hogy az intézmény milyen szoftvert használ annak futtatásához.

A második szervezőelv az arányosság. A Wwft kockázatalapú megközelítést ír elő: az intézmény dönti el, hogy meddig megy el, de képesnek kell lennie megindokolni ezt a döntést. Egy holland fogyasztónak, aki fizetéssel rendelkezik, megtakarítási számlát nyit, nem ugyanolyan kockázata van, mint egy offshore holdingstruktúra jelölt igazgatóval, és az aktáknak ezt a különbséget kell mutatniuk. A felügyelők ritkán bírságolják meg az intézményeket azért, mert elvont módon túl kevés kérdést tesznek fel; azért bírságolják meg őket, mert nincs védhető indokuk a választott mélységre.

Hogyan kapcsolódik a KYC a pénzmosás elleni küzdelemhez egészében?

A KYC (KyC) a szélesebb körű pénzmosás elleni keretrendszer ügyfélszintű rétege . A keretrendszer magában foglalja a tranzakciók monitorozását, a személyzet képzését, az irányítást, a nyilvántartást és a jelentéstételi kötelezettséget is. Érdemes két jogszabályt különválasztani. A Wwft megelőző kötelezettségeket ró a kapuőrökre, és főként a közigazgatási felügyelők hajtják végre. Maga a pénzmosás bűncselekmény, amelyet a Wetboek van Strafrecht (holland büntető törvénykönyv) 420bis-420quater cikkei határoznak meg, nem pedig a Wwft. Egy intézmény tehát megsértheti a Wwft-et anélkül, hogy bárki egy fillért is most volna, és egy ügyfél pénzmosást követhet el akkor is, ha az intézmény aktájában hibátlanok voltak.

A gyakorlati következmény az, hogy egy KYC-vizsgálat két urat szolgál. Meg kell győznie a felügyelőt arról, hogy az intézmény megtette, amit a Wwft kér, és elegendő információt kell adnia az intézménynek ahhoz, hogy észrevegye, ha valami valóban nincs rendben. Az első célra létrehozott fájlok általában a második cél elérésében kudarcot vallanak.

Mely vállalkozásoknak kell KYC-vizsgálatot lefolytatniuk?

A Wwft egy meghatározott intézményi listára vonatkozik, nem pedig általánosságban a vállalkozásokra. Kiterjed a bankokra, fizetési szolgáltatókra és elektronikuspénz-kibocsátó intézményekre, életbiztosítókra, befektetési vállalkozásokra és alapkezelőkre, kriptoeszköz-szolgáltatókra, vagyonkezelői irodákra, közjegyzőkre és polgári jogi közjegyzőkre, ügyvédekre, könyvelőkre, adótanácsadókra és közigazgatási irodákra, ingatlanügynökökre és ingatlanértékelőkre, a törvényben meghatározott értékhatár feletti készpénzfizetést elfogadó árukereskedőkre, műkereskedőkre és zálogházakra. A szerencsejáték-szolgáltatók is a hatálya alá tartoznak. Ha szervezete szerepel ezen a listán, az ügyfél-kivizsgálás nem opcionális, és nem szervezhető ki: egy intézmény a munka egyes részeire harmadik félre bízhatja, de az eredményért továbbra is felelős marad. A holland vállalkozásokra vonatkozó KYC-kötelezettségek áttekintése részletesebben ismerteti a kategóriánkénti feladatokat.

Az ügyvédi irodák számára a hatáskör szűkebb, mint azt sok ügyfél feltételezi, és az árnyalatnyi különbségek számítanak. Egy holland ügyvéd csak akkor kötelezett intézmény, ha meghatározott szolgáltatások – tágabb értelemben ingatlanok vagy vállalkozások adásvétele, pénz vagy értékpapírok kezelése, vállalatok alapítása vagy irányítása, valamint hasonló tranzakciós tevékenységek – területén tanácsot ad vagy azokban jár el. Az ügyfél jogi helyzetével kapcsolatos tanácsadás és a jogi eljárásokban való képviselet kívül esik a jelentéstételi kötelezettségen, így őrzik meg az ügyvédi titoktartási kötelezettséget. Azok a cégek, amelyek összemossák a kettőt, vagy azt jelentik be, amit nem kellene, vagy azt, amit kötelező bejelenteniük.

A jogi keretrendszer: a Wwft, a szankciótörvény és az EU egységes szabálykönyve

Három szabályrendszer egymáson nyugszik, és ezek összekeverése a leggyakoribb szerkezeti hiba a holland megfelelőségi dokumentációkban. A Wwft szabályozza az ügyfelek kivizsgálását és a szokatlan tranzakciók bejelentését. A Sanctiewet 1977 (szankciós törvény) a szankciós listák alapján történő szűrést és a vagyon befagyasztását szabályozza. Az EU-rendeletek mindkettő felett állnak, és 2027-től a részletek nagy részét átveszik.

Amit a Wwft előír

A Wwft az európai pénzmosás elleni irányelvek hollandiai végrehajtása. Köteles minden intézményt saját dokumentált kockázatértékelés elvégzésére, az értékelés írásbeli szabályzatokba, eljárásokba és intézkedésekbe való átültetésére, az ügyfélvizsgálat lefolytatására az üzleti kapcsolat megkezdése vagy a törvényi küszöbértéket meghaladó alkalmi tranzakciók végrehajtása előtt, valamint a szokatlan tranzakciók jelentésére az FIU-Nederlandnak. Azt is előírja, hogy az intézmény a kapcsolat vagy a tranzakció megszűnését követő öt évig őrizze meg a fájlt, és kérésre tegye hozzáférhetővé a felügyelő számára. A hosszabb megőrzési időt néha adózási okokból védik, de maga a Wwft időszak öt év, és a személyes adatok szükségesnél hosszabb ideig történő megőrzése inkább problémát jelent a GDPR értelmében, mintsem biztonságos alapértelmezett értéket.

A szankciók átvilágítása külön feladat

Az ügyfelek EU szankciós listákkal szembeni szűrése nem része a Wwft-vizsgálatnak; az 1977-es Sanctiewetből és a közvetlenül alkalmazandó uniós rendeletekből ered, és sokkal szélesebb vállalkozási körre vonatkozik. A teszt is más, és a különbség költséges. Egy vállalatot akkor ér vagyonbefagyasztás, ha egy kijelölt személy vagy szervezet a részvények vagy szavazati jogok ötven vagy annál több százalékával rendelkezik, vagy más módon ellenőrzést gyakorol felette. Ennek az ötven százalékos tulajdonlási és ellenőrzési tesztnek semmi köze a Wwft értelmében a végső tényleges tulajdonos azonosítására használt huszonöt százalékos küszöbértékhez. Azok az intézmények, amelyek csak huszonöt százalékban szűrnek, vagy amelyek feltételezik, hogy a végső tulajdonos ellenőrzése egyben szankciós ellenőrzés is, rutinszerűen nem veszik figyelembe a befagyasztott partnereket. A vállalkozások szankciók betartásáról szóló külön útmutatónk ismerteti, hogyan kell megszervezni ezt az szűrést.

Mi változik 2027. július 10-től?

2024-ben az Európai Unió az irányelveken alapuló rendszert egy sokkal egységesebben alkalmazandó csomaggal váltotta fel. Az (EU) 2024/1624 rendelet, a pénzmosás elleni rendelet, tartalmazza az ügyfél-átvilágítás anyagi szabályait, és 2027. július 10-től hatályos. Az (EU) 2024/1640 irányelv a felügyeletre, a nyilvántartásokra és a pénzügyi hírszerző egységekre vonatkozik, és ugyanazon időpontig kell átültetni. Az (EU) 2024/1620 rendelet létrehozta a frankfurti székhelyű és 2025-ben működő Pénzmosás Elleni Hatóságot (AMLA); ez fogja kidolgozni a technikai standardokat, és végül közvetlenül felügyelni fogja a magas kockázatú, határokon átnyúló intézmények egy kiválasztott csoportját.

Mivel a pénzmosás elleni rendelet egy rendelet, a jelenlegi Wwft-ben (Women's Affairs Regulation) szereplők nagy része közvetlenül Brüsszelből alkalmazandó lesz, és a nemzeti értelmezési mozgástér csökkenni fog. Azoknak az intézményeknek, amelyek kizárólag a holland felügyeleti iránymutatások köré építették eljárásaikat, most kellene elkezdeniük azokat a rendelettel összevetni, ahelyett, hogy 2027 tavaszán kezdenének. Addig az időpontig azonban a Wwft jelenlegi formájában az irányadó, és a KYC-vizsgálatot ez alapján ítélik meg.

Ügyfél elfogadása, azonosítása és ellenőrzése

A vizsgálat már egyetlen dokumentum bekérése előtt megkezdődik, azzal a kérdéssel, hogy az intézmény egyáltalán mely ügyfeleket hajlandó fogadni.

Az intézmény saját kockázatértékelése

A Wwft szisztematikus integritási kockázatértékelést ír elő, amely kiterjed a kínált termékekre, a használt szállítási csatornákra, az érintett országokra és a kiszolgált ügyféltípusokra. Ezt az értékelést kérik először a dokumentumfelügyelők, mert minden másnak ebből kell következnie. Írásos elfogadási szabályzatot kell készítenie, amely világosan kimondja, hogy mely kapcsolatokat utasítják el egyenesen, melyeket csak fokozott átvilágítással és felsővezetői jóváhagyással engedélyeznek, és melyek követik a standard útvonalat. A névtelen számlákat és a fiktív bankokkal való kapcsolatokat törvény tiltja; ezen túl a határ egy kereskedelmi döntés, amelyet az intézménynek igazolnia kell.

Egy működőképes elfogadási szabályzat a vállalkozás kereskedelmi oldalát is védi. Ha a kritériumok írásban vannak leírva, a kapcsolattartó menedzser már a prezentáció előtt tudja, hogy egy nagy kockázatú joghatóságban egy készpénzigényes ügyfélkapcsolat jóváhagyása hetekig, nem pedig napokig tart, és a megfelelési osztály nem az a részleg, amely az utolsó pillanatban tönkreteszi az üzleteket.

Személyek azonosítása és ellenőrzése

Természetes személyek esetében a személyazonosságot érvényes személyazonosító okmány alapján állapítják meg, és azzal ellenőrzik. A távoli beléptetés ma már megszokottá vált, és elfogadott, feltéve, hogy a módszer megbízható: útlevél vagy személyi igazolvány chipjének leolvasása, ellenőrzött iDIN vagy DigiD folyamat, az eIDAS rendelet szerinti minősített elektronikus azonosítás, vagy első befizetés az ügyfél saját nevére szóló számláról egy európai banknál. Bármelyik utat is választják, az intézménynek képesnek kell lennie arra, hogy megmagyarázza, miért elég megbízható a felmerülő kockázathoz képest.

Az adatvédelem ezzel párhuzamosan működik. Egy személyazonosító okmány másolata több információt tartalmaz, mint amennyire az intézménynek szüksége van, és a GDPR adatminimalizálási elve teljes erővel érvényesül. Őrizze meg a Wwft előírásait, korlátozza a hozzáférést azokra, akiknek szükségük van rá, naplózza a konzultációkat, és törölje azokat ütemterv szerint. A felügyeleti nyomás a több adat tárolására és az adatvédelmi törvény nyomása a kevesebb adat tárolására egyaránt valós, és a fájlnak tudatos választást kell mutatnia közöttük.

Jogi személyek azonosítása

Társaságok és más jogi személyek esetében a kiindulópont a Kereskedelmi Kamara cégjegyzékéből származó friss kivonat, amelyet alátámaszt az alapszabály és adott esetben a részvényesi nyilvántartás. A kivonat tartalmazza a törvényes igazgatókat és a társaság képviseletére vonatkozó hatáskörük korlátait, ami a leggyakrabban figyelmen kívül hagyott szempont: egy felhatalmazott személy által aláírt szerződés senkit sem köt. Külföldi jogalanyok esetében az egyenértékű nyilvántartási dokumentumokra van szükség, és a hitelesítésre vagy a hiteles fordításra lehet szükség, mielőtt ezekre hivatkozni lehetne.

Kellő gondosság, végső tényleges tulajdonosok és fokozott kellő gondosság

Miután a személyazonosság rögzítésre került, a KYC-vizsgálat arra a kérdésre tér át, ami valójában a kockázatot hordozza: ki áll az ügyfél mögött, és van-e értelme a tervezett tevékenységnek.

A végső tényleges tulajdonos megtalálása

A végső haszonélvező az a természetes személy, aki végső soron a szervezet tulajdonosa vagy irányítója. A legtöbb vállalat esetében a teszt a részvények vagy szavazati jogok több mint huszonöt százalékának közvetlen vagy közvetett birtoklása, vagy más módon történő ellenőrzés, például az igazgatótanács kinevezésére vonatkozó szerződéses jog révén. Ha minden ésszerű eszköz kimerítése után sem lehet ilyen személyt azonosítani, a törvényes igazgatókat ál-utolsó tulajdonosként (pseudo-utolsó tulajdonosként) regisztrálják. Ez a tartalék megoldás kivételesnek tekinthető; egy olyan irat, amelyik azonnal hozzányúl, kérdéseket vet fel.

A Kereskedelmi Kamara hollandiai UBO-nyilvántartása már nem nyilvánosan hozzáférhető. Az Európai Unió Bíróságának 2022. november 22-i ítéletét követően, amely a nyilvános hozzáférést a magánéletbe való aránytalan beavatkozásként minősítette, Hollandia lezárta a nyilvántartás nyilvános részét. A hozzáférés mostantól többszintű: az illetékes hatóságok és az FIU-Nederland teljes körű adatokat kapnak, míg a Wwft intézmények csak korlátozott számú adatot tekinthetnek meg saját ügyfélvizsgálataik során, a jogos érdekkel rendelkező felek hozzáférését pedig rendelet szabályozza. Két gyakorlati pont következik. A nyilvántartás ellenőrzés, nem forrás: egy intézmény nem támaszkodhat kizárólag rá, és saját véleményt kell kialakítania a tulajdonosi szerkezetről. És ahol a nyilvántartás és az intézmény saját megállapításai eltérnek, az intézménynek jelentenie kell az eltérést a Kereskedelmi Kamarának.

Politikailag közszereplők és magas kockázatú országok

A fokozott átvilágítás számos helyzetben kötelező, nem csupán ajánlott. Akkor alkalmazandó, ha az ügyfél vagy a tényleges tulajdonos politikailag közszereplő személy, illetve annak közvetlen családtagja vagy közeli munkatársa; ez a státusz a személy hivatalának megszűnése után is fennáll. Ezekben az esetekben a Wwft előírja a felső vezetés jóváhagyását a kapcsolat kezdete vagy folytatása előtt, intézkedéseket a vagyon forrásának és a felhasznált pénzeszközök forrásának megállapítására, valamint fokozott folyamatos ellenőrzést. A fokozott átvilágítás akkor is kötelező, ha az ügyfél olyan országban rendelkezik székhellyel, vagy a tranzakció olyan országban fut, amelyet az Európai Bizottság magas kockázatúként minősített, és ha a kapcsolat szokatlanul összetett, vagy a tranzakciónak nincs látható gazdasági vagy jogszerű célja.

Az egyszerűsített átvilágítás a skála másik végén létezik, de ez nem kivétel. Enyhébb ellenőrzést és ritkább felülvizsgálatot tesz lehetővé a kimutathatóan alacsony kockázatú helyzetekben. Még ebben az esetben is az intézménynek azonosítania kell az ügyfelet, továbbra is figyelemmel kell kísérnie a kapcsolatot, és továbbra is képesnek kell lennie arra, hogy bemutassa, miért volt indokolt az alacsony kockázatú besorolás.

A pénzeszközök és a vagyon forrása

A kettőt gyakran felcserélhetően használják, és nem szabadna. A pénzeszközök forrása az adott tranzakcióban felhasznált pénzre vonatkozik; a vagyon forrása arra, hogy az ügyfél teljes vagyonát hogyan halmozta fel. Az ügyfél tökéletesen el tudja magyarázni egyetlen kifizetés eredetét, miközben a mögöttes vagyon megmagyarázatlan marad, és általában a második hiányosság válik végrehajtási megállapítássá. A bizonyítékoknak dokumentum jellegűeknek kell lenniük, ahol a kockázat indokolja: adásvételi szerződések, adóbevallások, auditált beszámolók, öröklési dokumentumok. Az a feljegyzés, amely szerint az ügyfél azt mondta, hogy a pénz ingatlaneladásból származik, nem a pénzeszközök forrására vonatkozó bizonyíték.

Folyamatos monitoring és a szokatlan tranzakciók bejelentési kötelezettsége

Egy ma jóváhagyott ügyfél holnap problémát jelenthet, ezért a monitorozás az ügyfélvizsgálat törvényi eleme, nem pedig opcionális kiegészítő. Az intézménynek folyamatosan felül kell vizsgálnia a kapcsolatot, biztosítania kell, hogy a végrehajtott tranzakciók összhangban legyenek az általa felépített profillal, és frissítenie kell a dokumentációt, amikor a kép megváltozik: új tényleges tulajdonos, üzleti modell változása, kedvezőtlen médiaérdeklődés, a pénzmozgás országainak változása.

Amikor egy tranzakció szokatlanná válik

A holland jog a szokatlan tranzakciókkal foglalkozik, nem pedig a gyanús tranzakciók nemzetközi fogalmával, és a különbség szándékos. A mutatókat a 2018-as Uitvoeringsbesluit Wwft határozza meg. Némelyik objektív: rögzített helyzetek és küszöbértékek, ahol automatikusan, az ügyfél bármilyen értékelése nélkül kell jelentést tenni. Az egyik szubjektív és nyitott végű, minden olyan tranzakciót lefed, amelyről az intézménynek okkal feltételezheti, hogy pénzmosáshoz vagy terrorizmusfinanszírozáshoz kapcsolódhat. A szubjektív mutató az, ahol az ítélőképesség él, és ahol utólag tesztelik a fájlokat. A pénzmosás és a szokatlan tranzakciók közötti különbségről szóló cikkünk elmagyarázza, hogyan hatnak egymásra a két fogalom.

Hogyan és mikor kell jelentést tenni

A szokatlan tranzakciókat haladéktalanul jelenteni kell az FIU-Nederlandnak a goAML portálon keresztül. Nincs meghatározott számú nap: a jelentési kötelezettség a lehető leghamarabbi, és az óra akkor kezdődik, amikor a szokatlan jelleg az intézmény tudomására jut, ami jóval maga a tranzakció után is eltelhet. A megkísérelt és a szándékolt tranzakciók is ide tartoznak, így az intézmény által megtagadt fizetés továbbra is jelentendő lehet. Az FIU-Nederland ezután dönt arról, hogy a tranzakciót gyanúsnak nyilvánítja-e, és továbbítja-e a nyomozó és ügyészi szolgálatoknak; ez a döntés nem az intézmény hatásköre.

A bejelentési kötelezettséggel két védelmi és egy tilalom jár. A jóhiszeműen tett bejelentés nem vonja maga után polgári jogi felelősséget az intézmény vagy alkalmazottai számára, és a szolgáltatott adatok nem használhatók fel a bejelentő intézménnyel szemben az alapjául szolgáló bűncselekmény miatti büntetőeljárás során. A tilalom a bejelentésre vonatkozik: az intézmény nem tájékoztathatja az ügyfelet vagy bármely harmadik felet arról, hogy bejelentést tettek vagy elbírálnak. Az ügyfél tájékoztatása arról, hogy a fizetését jelentették, önmagában is szerződésszegés.

Amikor a nyomozás nem fejezhető be

Ha az ügyfél kivizsgálása nem hozza meg a kívánt eredményt, a következmény előírt, nem pedig mérlegelésen alapuló. Az intézmény nem léphet üzleti kapcsolatba, nem hajthatja végre az ügyletet, és meg kell szüntetnie a meglévő kapcsolatot. Azt is mérlegelnie kell, hogy maguk a körülmények indokolják-e a FIU-Nederlandnak történő bejelentést. Egy olyan ügyfél további kiszolgálása, amelynek tulajdonosi szerkezete soha nem rendeződött, azzal az indokkal, hogy az ügyirat később kiegészítésre kerül, a holland felügyeleti gyakorlatban az egyik leggyakrabban büntetett mulasztás.

Felügyelet, bírságok és büntetőjogi felelősség

A hollandiai Wwft felügyelete ágazatok szerint oszlik meg, ahelyett, hogy egyetlen hatósághoz lenne koncentrálva, és minden végrehajtási aktában az első kérdés az, hogy melyik felügyeleti szerv az illetékes. A De Nederlandsche Bank felügyeli a bankokat, fizetési és elektronikuspénz-intézményeket, biztosítókat, vagyonkezelői irodákat és kriptoeszköz-szolgáltatókat. Az Autoriteit Financiele Markten felügyeli a befektetési vállalkozásokat, az alapkezelőket és a pénzügyi szolgáltatókat. A Bureau Financieel Toezicht felügyeli a közjegyzőket, a könyvelőket és az adótanácsadókat. Az Adóhatóság részeként működő Bureau Toezicht Wwft felügyeli a kereskedőket, az ingatlanügynököket és a zálogházakat, a Kansspelautoriteit a szerencsejáték-szolgáltatókat, a helyi deken pedig az ügyvédeket. Mindegyik közzéteszi a saját útmutatóját, és ez az útmutató mutatja be, hogyan valósulnak meg a törvény nyílt normái a gyakorlatban.

A végrehajtási lépcsősor egy informális normaátültető beszélgetéstől a hivatalos utasításon és egy büntetéssel járó végzésen át a közigazgatási bírságig tart. A Wwft a jogsértéseket bírságkategóriákba sorolja, és a legsúlyosabb kategória maximumát törvény és a Besluit bestuurlijke boetes financiele szektor határozza meg; pénzügyi vállalkozások esetében a forgalomhoz kötött maximum alkalmazható. Mivel ezek az adatok időről időre módosulnak, a tervezés során nem a fő számok a lényeg, hanem az, hogy a bírságolási határozatokat közzéteszik, beleértve az intézmény nevét is. A legtöbb cég számára a közzététel nagyobb kárt okoz, mint a kifizetés.

Az adminisztratív végrehajtáson túl a Wwft alapvető feladatainak szándékos megszegése gazdasági bűncselekmény, és büntetőeljárás alá vonható. Az Ügyészség büntetőjogi egyezséget kötött több nagy holland pénzintézettel a kapuőr szerepükben elkövetett mulasztásaik miatt, és ezek az esetek megállapították, hogy az ügyfél-átvilágításba való tartós, strukturális alulbefektetést bűncselekménynek, nem pedig megfelelési hiányosságnak tekintik. Az egyének is ki vannak téve a kockázatnak: a politikai döntéshozók és a napi vezetők személyesen is büntetőeljárás alá vonhatók, a szabályozott cégek esetében pedig a Wwft kudarca rendszeresen az érintett igazgatósági tagok új alkalmassági és integritási értékelését vonja maga után. Ha egy felügyelő vagy az Ügyészség megnyit egy aktát, az intézménynek az első interjú előtt, nem pedig utána kell jogi tanácsot kérnie.

Ahol a KYC-vizsgálatok a gyakorlatban hibásak

A legtöbb probléma, amit látunk, nem egzotikus. Több ágazatban is előfordulnak, és megoldhatók.

Az első a technikailag jelenlévő, de tartalmilag üres dokumentáció. A fájlok személyazonosító okmányokat, képernyőképeket és kockázati pontszámot tartalmaznak, de semmi sem magyarázza meg, hogy az ügyfél tevékenysége miért van kereskedelmi szempontból értelmes, vagy hogyan jutott az elemző a következtetésre. A felügyelők az indoklást olvassák, nem a mellékleteket. Egy rövid írásos beszámoló, amelyet egy második szempár is aláírt, többet ér, mint egy újabb hitelesített másolat.

A második a kereskedelmi oldallal való súrlódás, és az általa kiváltott kockázatcsökkentési reflex. Egy kapcsolat elutasítása vagy megszüntetése azért, mert egy fájl nehézkes, nem pedig azért, mert a kockázat elfogadhatatlan, nem semleges döntés. A holland bíróságok többször is kimondták, hogy egy bank szabadságát a kapcsolat elutasítására vagy megszüntetésére korlátozza a gondossági kötelezettsége, valamint az ésszerűség és a méltányosság normái, különösen akkor, ha az ügyfél gyakorlatilag teljesen ki lenne zárva a fizetési forgalomból. A védhető megszüntetés dokumentált kockázatértékelésen, az ügyfél számára a hiányzó információk pótlására vonatkozó valódi lehetőségen és ésszerű felmondási időn alapul.

A harmadik a határokon átnyúló bonyolultság. Egy holland fizetési intézmény, amely egy luxemburgi holdingtársaságon és egy harmadik országbeli vagyonkezelői alapon keresztül birtokolt spanyol ügyfelet szolgál ki, átfedésben lévő szabályokkal szembesül, amelyek ritkán illeszkednek pontosan egymáshoz. A működőképes megoldás az, hogy a legszigorúbb alkalmazandó szabványt alkalmazzák, és az okokat rögzítsék, ahelyett, hogy minden egyes fájlban pereskednének a jogszabályok ütközése miatt. Ahol maga a struktúra nem magyarázható, az az ügyfélre vonatkozó információ, nem pusztán adminisztratív akadály.

A negyedik a szűrőlisták és országbesorolások statikusként való kezelése. A szankciós megnevezések rövid időn belül változnak, és az Európai Bizottság magas kockázatú országlistáját felhatalmazáson alapuló rendelet módosítja. A csak a bevezetéskor végzett szűrés során nem vesznek figyelembe olyan ügyfeleket, akiket három hónappal később jelölnek ki. A portfólió újbóli átvilágítása a frissített listákkal szemben, és annak időpontjának rögzítése, egy olyan hiányosságot pótol, amelyet a felügyelők kifejezetten keresnek.

Az ötödik feltételezés az, hogy a technológia eldönti a kérdést. Az automatizált személyazonosság-ellenőrzés, a névszűrés és a tranzakció-monitorozás valóban csökkenti a hibákat és a költségeket, és létrehozza a felügyelő által kívánt auditnaplót. Emellett tömegesen téves pozitív eredményeket is produkálnak, és az indoklás nélkül lezárt riasztás rosszabb, mint a semmilyen riasztás. Az állandó monitorozási modellek, amelyekben a nyilvántartási változások és a listafrissítések dinamikus kockázati pontszámot adnak az ötévenkénti frissítés helyett, egyre inkább a nagyobb intézmények szabványává válnak, és az európai digitális azonosító tárcák idővel még olcsóbbá teszik az ellenőrzést. Egyik sem szünteti meg azt a kötelezettséget, hogy az előttünk álló ügyfélre gondoljunk.

A KYC keretrendszer rendbetétele

Egy KYC-vizsgálat, ami megállja a helyét, négy dolgon nyugszik: egy kockázatértékelésen, amiben az intézmény ténylegesen hisz; egy ebből következő elfogadási szabályzaton; olyan fájlokon, amelyek az indoklást rögzítik, nem csak a dokumentumokat; és a monitoringon, ami a bevezetés után is folytatódik. Minden más, beleértve a szoftvert is, a megvalósítás. Mivel az egységes európai szabálykönyv 2027. július 10-től hatályos, az ésszerű sorrend az, hogy az indoklást most rögzítsük, és a részleteket a technikai szabványok megjelenésével igazítsuk.

Law & More Tanácsot adunk pénzügyi intézményeknek, kriptovaluta-szolgáltatóknak, vagyonkezelői irodáknak, professzionális szolgáltató cégeknek és igazgatóiknak a WWFT és a szankciók betartásával kapcsolatban. Kockázatértékeléseket és ügyfél-elfogadási szabályzatokat készítünk és felülvizsgálunk, fájlkezelést végzünk, tanácsot adunk az egyedi UBO-kkal és szankciókkal kapcsolatos kérdésekben, valamint intézményeket és igazgatósági tagokat képviselünk felügyeleti vizsgálatokban, végrehajtási eljárásokban és büntetőeljárásokban. Mondja el nekünk a helyzetét. Egy munkanapon belül tájékoztatjuk a lehetőségeiről.

Hogyan Law & More segíthetünk ebben, ezt elmagyarázzuk a mi oldalunkon vállalati ügyvéd cimre.