Személyzeti adatok megőrzése: mennyi ideig őrizheti meg azokat a munkáltató?

A személyzeti adatokra nincs egységes megőrzési időszak. A GDPR értelmében az adatokat csak addig őrizheti meg, ameddig azokra a gyűjtésük céljához szüksége van; a holland adótörvény ezután fix minimum időszakokat határoz meg a bérszámfejtési nyilvántartások, a béradó-kimutatás és a munkavállaló személyazonosító okmányának másolata esetében.

A gyakorlatban ez három rögzítési pontot biztosít a holland munkaadóknak: a munkaviszony megszűnését követő két év a legtöbb személyi dokumentáció esetében, öt év a munkavállaló távozásának naptári évének végétől számítva a béradó-kimutatás és a személyazonosító okmány másolata esetében, valamint hét év a bérszámfejtés adminisztrációja esetében. A személyi dokumentációban tárolható adatokról szóló cikkünk a tartalommal foglalkozik; ez a cikk pedig azzal, hogy mennyi ideig.

Mi az alapvető szabály a GDPR értelmében?

A személyes adatokat csak a szükségesnél tovább tárolja. Az általános adatvédelmi rendelet 5. cikke (1) bekezdésének e) pontja (tárolási korlátozás) előírja, hogy az adatkategóriánként Önnek kell eldöntenie, hogy mennyi ideig van valójában szüksége azokra az adatokra, és hogy képesnek kell lennie arra, hogy megindokolja ezt a választását.

Maga a GDPR nem tartalmaz időszakokat tartalmazó táblázatot. Az alábbi időszakok a holland adójogból és a holland adatvédelmi hatóság (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) iránymutatásaiból származnak.

Melyik adatokat őrizzük meg két évig?

A személyzeti dokumentáció nagy része. Az AP iránymutatása szerint a törvényes megőrzési időszak nélküli adatokat általában a munkavállaló távozását követő két évig őrizzük meg.

Ez magában foglalja például a munkaszerződést és annak módosításait, az értékeléseket és a teljesítményjelentéseket, a kinevezéssel, előléptetéssel, lefokozással és elbocsátással kapcsolatos levelezést, a képzési nyilvántartásokat, a figyelmeztetéseket, a referenciákat és a távolléti nyilvántartásokat.

Ha munkaügyi vita van vagy volt a munkavállalóval, vagy bírósági eljárás van folyamatban, a vonatkozó adatokat hosszabb ideig is megőrizheti, amíg az ügy rendeződik. Ez indokolja a vonatkozó anyag, és nem a teljes irattár határozatlan ideig történő megőrzését.

Melyik adatokat őrizzük meg öt vagy hét évig?

A pénzügyi nyilvántartások. Itt nincs mérlegelési jogköröd: az adókötelezettség határozza meg az időszakot, és felülírja az adatokat a lehető legrövidebb időre megőrző általános elvet.

• A béradó-kimutatás (loonbelastingverklaring) és a munkavállaló munkaviszonyának megkezdésekor igazolt személyazonosító okmány másolata: a munkaviszony megszűnésének naptári évét követő öt éven belül.
• A bérszámfejtés (loonadministratie): hét év, a Holland Adó- és Vámhivatal (Belastingdienst) által az alapvető nyilvántartásokra meghatározott általános pénzügyi megőrzési időszak.

Csak azok a nyilvántartások tartoznak e hosszabb időszakok alá, amelyekre az adókötelezettség vonatkozik. A fájl többi részére továbbra is a kétéves szabály vonatkozik.

Meddig tárolhatják a jelentkezők adatait?

Általában a jelentkezési eljárás befejezését követő négy hétig. A jelölt hozzájárulásával az adatokat legfeljebb egy évig megőrizheti, például egy tehetségbázishoz.

A hozzájárulásnak valódi választásnak kell lennie, külön kérve és rögzítve. Egy sor az adatvédelmi nyilatkozatban nem elég.

Mi a helyzet a betegséggel és az orvosi adatokkal?

Az egészségügyi adatok a munkahelyi orvoshoz (bedrijfsarts) vagy a foglalkozás-egészségügyi szolgálathoz tartoznak, nem pedig Önhöz, mint munkáltatóhoz. Azokra orvosi titoktartás vonatkozik, és saját megőrzési szabályok vonatkoznak.

Munkáltatóként Ön csak a távolléti dátumokat, valamint a betegség alatti reintegrációhoz és bérfizetéshez szükséges információkat tartja nyilván. Ezek az adatok a személyzeti dokumentáció szokásos időszakait követik.

Mire kell figyelni munkáltatóként?

• Az adatkezelési tevékenységek nyilvántartása (GDPR 30. cikk) meghatároz-e megőrzési időszakot a személyi adatok kategóriánként?
• Törlik a jelentkező adatait az eljárást követő négy héten belül, kivéve, ha legfeljebb egy évig rögzítették a hozzájárulásukat?
• Az egészségügyi adatokat csak a céges orvos őrzi meg, Önök csak a hiányzási dátumokat tartják nyilván?
• A személyazonosító okmány másolatát és a jövedelemadó-kimutatást a távozás naptári évét követő öt évig, a bérszámfejtési nyilvántartásokat pedig hét évig megőrzi?
• A postaládákban, megosztott meghajtókon és biztonsági mentésekben lévő másolatok is törlődnek, és az ütemtervet minden évben egy meghatározott időpontban alkalmazzák?

Mire kell figyelni alkalmazottként?

• Élt már a hozzáférési jogával (GDPR 15. cikk), hogy megtekintse, mely adatokat tárolja még a munkáltatója?
• A korábbi munkaadója két évnél tovább őrzi meg az adatait az Ön távozása után, vita vagy törvényi indok nélkül?
• Tartalmaz a fájl olyan orvosi információkat, amelyek a cég orvosához tartoznak?
• Kért-e törlést a GDPR 17. cikke alapján, és a munkáltató egy hónapon belül válaszolt-e?

Mit tehetünk Önért a személyi adatok megőrzésével kapcsolatban?

Munkajogi ügyvédeink a következő területeken nyújtanak tanácsadást a munkáltatóknak és a munkavállalóknak a személyzeti adatokkal kapcsolatban:

• Személyzeti adatok kategóriánként megőrzési ütemtervet készítünk.
• Áttekintjük a személyi anyagait, és azonosítjuk a törölni kívánt adatokat.
• Eljárást dolgozunk ki a (volt) alkalmazottak hozzáférési és törlési kérelmeire vonatkozóan.
• Felmérjük, hogy mely adatokat őrizheti meg hosszabb ideig egy folyamatban lévő vagy előre látható jogvita miatt.
• Hozzáférési vagy törlési kérelmet nyújtunk be egy alkalmazott nevében.

Összegzésként

• A GDPR nem határoz meg meghatározott időtartamokat: az adatokat csak a céljukhoz szükséges ideig kell tárolni.
• A személyzeti dokumentáció nagy része: a munkaviszony megszűnését követő két év, de csak a vitás kérdésekre vonatkozó adatok esetében hosszabb.
• Béradó-kimutatás és személyazonosító okmány másolata: a munkaviszony megszűnésének naptári évét követő öt év; bérszámfejtés: hét év.
• Jelentkezőknek: a beavatkozást követő négy hétig, vagy írásbeli beleegyezéssel legfeljebb egy évig.
• Az egészségügyi adatok a cég orvosánál maradnak; Ön csak a hiányzási dátumokat és a visszailleszkedéshez, illetve a bérfizetéshez szükséges adatokat tartja meg.

Gyakran Ismételt Kérdések